행사 기획 AI: 진행표와 예외 상황 인계 준비하기
행사 기획 AI는 제공된 활동 메모와 장소·공급업체 확인 자료를 진행표 초안으로 바꿀 수 있습니다. 각 활동에 명시적인 시간 구간, 담당자, 인계 요건을 부여한 뒤 직원이 일정을 사용하기 전에 겹침과 누락된 확인을 점검하세요. 참석자 안내 문안은 행사 책임자가 안내의 근거가 되는 운영 정보를 받아들일 때까지 초안으로 유지합니다.
기능 상태: 문서화됨. Text Input, OpenAI, Structured Output, Update Range는 카탈로그에 문서화되어 있습니다. Ai Flowi가 프로덕션 환경에서 테스트하지 않았습니다. 이 워크숍 설계에는 기록된 행사 당일 실행 결과가 없습니다.
작성: Ai Flowi · 게시일
행사 과업을 필요한 확인 사항과 연결합니다
팀이 제공한 활동 목록과 실제 확인 참조로 시작하세요. 제안된 시간대와 승인된 장소 이용 시간대를 구분하고, 공급업체의 예상과 설치 완료를 구분합니다. 보기 좋은 순서만으로 어느 사실도 확정할 수 없습니다.
| 과업 | 유용한 초안 | 채택 근거 |
|---|---|---|
| 활동 순서 정하기 | 담당자와 공유 자원이 포함된 시작·종료 시간 구간입니다. | 행사 책임자가 시간대, 의존 관계, 자원 충돌을 확인합니다. |
| 장소 또는 공급업체 인계 | 요건, 확인 참조, 미해결 변경 사항입니다. | 담당 직원이 현재 확인 내용과 인계를 검증합니다. |
| 참석자 안내 | 채택된 일정 정보로만 구성한 문안입니다. | 커뮤니케이션 검토자가 외부 배포 전에 초안을 승인합니다. |
| 예약 또는 안전 결정 | 이 준비 경로에서 제외됩니다. | 권한이 부여된 예약 절차와 전문적인 행사 운영 절차를 사용합니다. |
프로젝트 추적표는 일반적인 과업 상태와 의존 관계를 다룹니다. 이 대장은 행사 당일 시간 구간, 자원 충돌, 공급업체 인계 근거를 추가합니다. 준비 과업이 끝났다는 사실만으로 활동 시작을 허용할 수는 없습니다.
관련 자료: 식당 AI 활용: 메뉴 근거와 문의 정보 공백 검토.
행사 당일 대장을 복사합니다
한 행은 일정 버전 하나에 포함된 예정 활동 하나를 나타냅니다. 원본 자료의 현지 시간 표현을 유지하고, 직원이 의도한 날짜와 시간대를 확인한 뒤에만 시간대가 포함된 시작·종료 시각을 저장하세요. 시간대 정보가 없으면 순서가 불확실해집니다.
schedule_revision, activity_id
start_at, end_at, timezone_name
activity, activity_owner, resource_ref
venue_requirement, venue_confirmation_ref
vendor_requirement, vendor_confirmation_ref
handoff_evidence_ref, state
attendee_draft, exception_note, reviewer_ref검토된 상태와 결정 이력의 유지 방법은 과업 상태 가이드에서 설명합니다.
이 행사에서는 정의된 상태값 proposed, ready_for_review, accepted, held, cancelled, unknown을 사용하세요. 각 활동 옆에 확인 요건을 유지합니다. 장소 접근, 장비 준비, 진행자의 가용 여부는 서로 다른 질문에 답합니다. 철회된 시연은 원래 시간대가 비어도 취소 참조를 유지해야 합니다.
가상의 워크숍 진행표를 다룹니다
이 가상 워크숍은 버전 W-1과 시간대 Asia/Kuala_Lumpur를 사용합니다. 아래 모든 시각은 가상의 2030년 11월 12일이며 오프셋은 +08:00입니다. 09:00 같은 셀은 2030-11-12T09:00:00+08:00을 뜻합니다. 이름, 원본 참조, 요구사항은 이 연습만을 위해 만든 것이며 실제 행사 기록이 아닙니다.
| 활동 / 담당자 | 시작–종료 / 자원 | 장소 및 공급업체 요건 | 근거 / 상태 |
|---|---|---|---|
| A-1 장비 설치 / 설치 책임자 | 08:30–09:00 / 공간 A | 08:30부터 접근 가능; 개회 전에 장비 준비 완료. | VEN-1이 접근을 확인함; SUP-1의 예상 도착 08:30; 완료 여부 알 수 없음 / 보류 |
| A-2 개회 세션 / 진행자 | 09:00–09:20 / 공간 A | 설치 후 공간 사용 허용; 마이크 사용 가능. | VEN-1; 설치 인계 없음 / 보류 |
| A-3 그룹 활동 / 진행자 | 09:15–09:45 / 공간 A | 개회 종료; 같은 공간과 진행자. | PLAN-1의 제안 시간대; 개회와 겹침 / 보류 |
| A-4 선택 사항인 시연 / 시연 책임자 | 09:45–10:00 / 공간 A | 공급업체 시연 키트 필요. | CANCEL-1이 시연 철회를 기록함 / 취소 |
공급업체 지연: 새로 제공된 메모 SUP-2는 장비 도착을 09:10으로 예상합니다. SUP-1과 SUP-2를 버전과 함께 보관하고 변경된 예상 시각을 식별하세요. 09:10 도착은 계획된 개회보다 10분 늦지만, 여전히 설치 완료에 대해서는 아무것도 알려 주지 않습니다. 설치 책임자가 신뢰할 수 있는 완료 시간 구간을 확보하고 행사 책임자가 무엇을 수정할지 결정하는 동안 A-1과 A-2는 보류로 유지합니다.
인계에는 필수 장비가 준비되었다는 설치 책임자의 근거와 진행자가 공간 A 사용에 동의했다는 확인이 필요합니다. 공급업체 예상, 메시지 수신, 모델의 확신으로 시작 허용을 대신할 수 없습니다. 장소 접근 조건도 바뀌면 해당 확인은 별도로 다시 검토하세요.
활동 겹침: A-2와 A-3는 09:15부터 09:20까지 공간 A와 진행자를 공유해 5분간 겹칩니다. A-3를 09:20–09:50으로 옮기는 제안은 A-2가 실제로 09:20에 끝나는 경우에만 두 활동의 겹침을 없앱니다. 이후의 모든 시간 구간과 자원 사용 약속을 다시 확인하세요. 이 변경으로 장비 지연이 해결되거나 취소된 A-4가 되살아나는 것은 아닙니다.
W-1의 참석자용 초안에서는 09:00 시작을 확약하지 말고 개회 시각이 확인 대기 중이라고 안내해야 합니다. 이는 제안 문안이며 발송된 안내가 아닙니다. 직원이 새 버전을 승인하면 초안을 그 버전에 연결하고, 정상적인 커뮤니케이션 절차로 이전 문안의 사용을 중단하세요.
문서화된 컴포넌트로 초안을 준비합니다
구성 예시이며, 기록된 테스트가 아닙니다
사용이 허가된 메모, 행사 책임자, 커뮤니케이션 검토자, 본인 모델 제공업체 계정/API 키, 분리된 초안 시트에 편집 권한이 있는 Google 계정을 준비하세요. 제공업체는 모델 사용료를 별도로 청구합니다. 연결 가이드는 비공개 자격 증명과 Google 권한 부여를 다룹니다.
- W-1 자료 구성: 워크숍 메모를 Text Input의
input_value에 넣고 확인된 시간대, VEN-1, SUP-1, SUP-2, CANCEL-1을 유지하세요. SUP-2의 수정된 도착 예상과 장비 설치 완료 근거를 구분합니다. - OpenAI 접근 설정: 워크숍의 모델 자격 증명은 모델 제공업체 설정 가이드에 따라 설정하세요.
- 일정 초안 정의: Structured Output에서
schema_name=workshop_run_of_show를 선택하고, 행사 열 17개를 기준으로output_schema를 만드세요.system_prompt는 각 확인을 해당 활동에 연결하고, CANCEL-1을 유지하고, A-2/A-3의 공유 공간과 진행자를 표시하며, 설치 완료 근거가 없는 동안 참석자 초안에 조건을 남기도록 설정합니다. - 제안된 수정 검토: A-3의 제안 종료 시각 09:50을 이 네 행 밖의 약속까지 포함해 이후 모든 공간 A 사용 약속과 비교하세요. 채택된 초안의 헤더와 활동 행 네 개를 수동으로 준비합니다. 이 초안의 채택이 A-2의 시작 허용을 뜻하지는 않습니다.
- 워크숍 사본 저장: Update Range에
range_name=WorkshopDraft!A1:Q5와 헤더를 포함한 검토 완료 17열values배열을 사용하세요. 내보내기에 명시된 옵션value_input_option="RAW"를 선택합니다.include_object_headers= false로 두면 헤더가 두 번 제공되지 않습니다. 승인된 행사 당일 일정은 별도 대상에 유지하세요.
컴포넌트 입출력 요건, 구조화 출력 참고 문서, Sheets 작업 가이드는 이 수동 준비 순서의 포트 연결, 스키마 준비, 대상 자격 증명을 설명합니다.
개회 연기와 다른 순서 중에서 선택합니다
설치 책임자가 SUP-2의 예상 도착 09:10 이후 장비 준비 완료를 09:25로 확인할 수 있다고 가정하세요. A-2를 09:25–09:45로 옮기면 20분 진행 시간은 유지되지만, A-3의 제안 시작 09:20은 이제 너무 이릅니다. 그룹 활동을 09:45–10:15로 새로 제안하면 30분 진행 시간을 유지할 수 있습니다. 직원은 여전히 10:15까지의 장소 접근과 진행자 가용 여부를 확인해야 합니다. 이는 조건부 계획 계산이며 확정된 대체 일정이 아닙니다.
다른 방법으로 진행자가 마이크 없이 개회하자고 제안할 수 있습니다. 장비 의존 관계를 수정하기 전에 그 방식으로 세션 요구사항을 충족할 수 있는지 확인하세요. 대장에서 의존 관계를 삭제한다고 해당 공간이나 참석자에게 마이크 없이 육성으로 진행하는 세션이 가능하다는 사실이 입증되지는 않습니다. 원래 요구사항과 대체 방안을 받아들인 행사 책임자의 이유를 유지하세요.
실행 가능한 공간 이용 시간이나 장비 대안이 확인되지 않으면, 근거 없이 설치를 5분에 몰아넣지 말고 개회를 보류 상태로 유지하세요. 참석자 초안에는 확인 질문이 필요하고, 직원에게는 구체적인 미해결 의존 관계와 해결 담당자가 필요합니다.
행사 시작을 허용하기 전에 예외 상황 인계를 어떻게 확인하나요?
의도한 결과물은 명시적 시간 구간, 유지된 확인 자료, A-1의 미해결 장비, A-2/A-3의 자원 충돌, A-4의 취소가 담긴 초안 대장입니다. 시간대 누락, 활동 참조 없는 공급업체 메모, 변경된 장소 이용 시간으로 연습을 다시 수행하세요. 각각 꾸며낸 확인 대신 눈에 보이는 질문을 만들어야 합니다.
여러 버전에 걸쳐 결정을 유지할 때는 추적표의 갱신 및 검토 지침을 사용하세요.
W-1 저장 후 A-4가 계속 취소로 표시되고, 관련 예외 셀에서 SUP-2가 예상으로 표시되는지 확인하세요. 직원 편집으로 A-2의 시작 시각이 바뀌었다면 초안 다섯 행 범위를 교체하기 전에 해당 편집을 대조합니다. 새로 채택된 개회 시각에 이전 W-1 참석자 안내 문단이 함께 붙어서는 안 됩니다.
공급업체 접수 근거에는 공급업체 온보딩을, 별도 투숙객 요청에는 호텔 인계 가이드를 사용하세요. 이 행사 대장은 예약, 여행 구매, 안전·군중 관리 계획, 외부 메시지 전달을 제공하지 않습니다. 그런 조치가 필요한 경우에는 전문적인 운영 절차를 사용하세요.
요금제: Go 연간 결제 시 월 USD8부터(월간 USD10), Plus 월 USD16부터(월간 USD20), Pro 100 월 USD80부터(월간 USD100), Pro 200 월 USD160부터(월간 USD200), Pro 500 월 USD400부터(월간 USD500). 매월 5,000~250,000 Flowi Tokens가 제공되며 충전도 가능합니다. 노드 실행 1회당 1토큰, 타사 API 및 모델 사용 요금은 포함되지 않습니다.