Aliran kerja kelulusan pesanan belian: senarai semak permintaan

Aliran kerja kelulusan pesanan belian menyemak item baris cadangan pembelian, bukti bajet dan semakan oleh pihak yang diberi kuasa sebelum sesiapa membuat komitmen untuk memesan. Kekalkan keputusan bersama versi permintaan yang tepat dan asingkannya daripada tindakan mengeluarkan pesanan kemudian. Senarai semak di bawah menyediakan set dokumen semakan; kelulusan dan pesanan kekal dalam proses pembelian anda yang sedia ada.

Keupayaan konfigurasi: didokumenkan. Read Range dan Template Merge didokumenkan dalam katalog; belum diuji dalam produksi oleh Ai Flowi untuk set dokumen semakan pembelian ini.

Oleh Ai Flowi · Diterbitkan 2026-10-11

Salin lembaran kerja pembelian sebelum membuat komitmen

Gunakan pengecam stabil daripada proses pembelian, kemudian naikkan versi apabila cadangan pembelian berubah. Simpan rujukan sebut harga pembekal secara berasingan daripada pengecam permintaan pembelian. Sebut harga menyatakan tawaran pembekal; permintaan menyatakan perkara yang diminta oleh perniagaan untuk dibeli.

request_id:
request_version:
requester_ref:
purpose:
supplier_ref:
quotation_ref_and_version:
quotation_validity_as_supplied:
line_id:
item_description:
quantity:
unit_of_measure:
quoted_sale_unit:
units_per_sale_unit:
purchase_sale_quantity:
unit_price:
currency:
line_amount:
extra_charges_or_tax_basis: supplied, excluded or unresolved
budget_ref:
budget_evidence_date:
budget_check_ref:
proposed_reviewer_ref:
reviewer_authority_ref:
decision:
decision_evidence_ref:
reviewed_request_version:
ordering_handoff_ref:

Ulangi baris item tanpa kehilangan rujukan permintaan dan versi. Kekalkan amaun mengikut mata wang dan asas unit yang dibekalkan. Kuantiti didarab dengan harga seunit hanya menghasilkan amaun baris apabila unit tersebut sepadan; amaun itu tidak semestinya amaun komitmen akhir. Kos pengangkutan, cukai, skop perkhidmatan atau caj lain yang tidak dinyatakan kekal belum diselesaikan sehingga pembeli membekalkan asas yang belum diberikan.

Semak bukti sebelum meminta keputusan

Untuk membaca setiap lajur semakan pembelian pada telefon, leret di dalam jadual; rantau yang boleh menerima fokus itu juga menyokong penatalan mendatar menggunakan kekunci anak panah.

Contoh kawalan versi dalam panduan aliran kerja kelulusan merangkumi permintaan yang dipinda, keputusan lewat dan kuasa penyemak.

Lakukan semakan pembelian pek berbanding unit

Pertimbangkan permintaan rekaan P-A untuk 12 penapis gantian, tanpa cukai atau caj penghantaran dalam contoh yang dibekalkan. Sebut harga Q-A menawarkan pek empat penapis pada harga RM120 setiap pek. Pemohon telah menyalin RM120 ke medan berlabel harga setiap penapis. Mendarab 12 dengan RM120 akan menghasilkan RM1,440, tetapi pengiraan itu menggunakan asas harga yang salah.

Sahkan dahulu bahawa penapis individu ialah unit yang diminta dan pek ialah unit jualan pembekal. Dua belas penapis memerlukan tiga pek; tiga didarab dengan RM120 menghasilkan RM360. Rekodkan kedua-dua kuantiti, penukaran empat penapis setiap pek dan petikan sebut harga yang membekalkannya. Jangan ubah kuantiti permintaan kepada tiga tanpa merekodkan bahawa kuantiti itu kini merujuk kepada pek.

Sekarang pertimbangkan permintaan sepuluh penapis berdasarkan sebut harga yang sama. Sepuluh dibahagi empat ialah 2.5 pek, tetapi tawaran hanya membenarkan pek penuh. Tanya sama ada membeli tiga pek dan menyimpan dua penapis tambahan boleh diterima, atau sama ada pembekal boleh memberikan sebut harga bagi unit individu. Sehingga pilihan itu disahkan, harga untuk sepuluh penapis mahupun stok berlebihan tidak boleh digugurkan daripada set dokumen.

Semak perkara yang benar-benar diliputi bukti bajet

Katakan semakan bajet yang dibekalkan melaporkan baki RM400 untuk alat ganti dalam tempoh yang berkaitan. Baris RM360 hanya muat dalam bajet berdasarkan andaian jelas contoh ini bahawa tiada caj tambahan. Jika penghantaran masih belum diselesaikan, set dokumen tidak dapat membuktikan bahawa keseluruhan komitmen muat dalam bajet. Rekodkan caj yang belum diberikan dan tanya penyemak bajet amaun yang perlu disemak.

Rujukan untuk perkhidmatan pemasangan tidak menjawab persoalan bajet alat ganti, walaupun kedua-duanya di bawah jabatan yang sama. Simpan kategori, tempoh, mata wang dan tarikh semakan ketersediaan yang terpakai. Tanya sama ada pembelian lain yang belum selesai turut menggunakan amaun yang sama; baki yang disalin tidak memperuntukkan wang untuk permintaan ini.

Gunakan panduan bukti perolehan untuk mentafsir perkara yang termasuk dan dikecualikan dalam sebut harga.

Untuk permintaan ini, katakan tiga pek digunakan di dua tapak kerja tetapi semakan bajet hanya meliputi satu tapak. Tanya cara kos patut diagihkan dan sama ada penyemak bajet setiap tapak memerlukan amaun berasingan. Pengiraan RM360 kekal betul sedangkan bukti pembiayaannya masih tidak lengkap. Rekodkan agihan yang dipersetujui bersama permintaan dan jangan letakkan seluruh amaun di bawah kod bajet yang dimasukkan dahulu.

Cipta set dokumen yang disemak

contoh konfigurasi, bukan ujian yang direkodkan

Anda memerlukan AI Flowi Workflow, akaun Google sendiri yang dibenarkan, helaian permintaan pembelian peribadi, dokumen Google sedia ada yang berfungsi dan prosedur semakan luaran oleh pihak yang diberi kuasa. Bayar penyedia secara berasingan; penggunaan API dan model pihak ketiga tidak termasuk. Pemindahan set dokumen ini tidak memanggil model dan tidak memerlukan kunci API model.

1. Gunakan Read Range dengan range_name = PurchaseRequests!A:Z dalam hamparan sumber yang dibenarkan; pilih baris untuk P-A, termasuk bukti sebut harga dan bajetnya.
2. Sediakan pemetaan JSON secara manual: kekalkan penapis yang diminta, pek yang ditawarkan, asas penukaran, amaun baris yang dikira dan caj yang belum diselesaikan sebagai medan berasingan.
3. Sediakan dokumen semakan sedia ada dengan [[requested_units]], [[quoted_packs]], [[amount_basis]] dan [[budget_questions]]; caj yang belum diselesaikan mesti dipaparkan sebagai soalan.
4. Gunakan Template Merge pada dokumen itu dengan objek yang telah disemak sebagai values, prefix = [[, suffix = ]] dan match_case = true.
5. Baca set dokumen yang dihasilkan bersama Q-A: sahkan bahawa tiga pek tidak berubah menjadi tiga penapis, dan RM360 tidak dilabel sebagai jumlah lengkap apabila sebarang caj masih tidak diketahui.

Antara muka komponen lengkap dan tingkah laku penggantian dokumen terdapat dalam rujukan Google Docs, manakala akses sumber diterangkan dalam persediaan sambungan Google.

Ulangi kes pengecualian pembelian

Gunakan kes 12 penapis dan sepuluh penapis untuk menyemak penukaran unit dan pengendalian pek penuh. Buang saiz pek daripada sebut harga: penukaran sepatutnya menjadi belum diselesaikan, bukan menggunakan satu sebagai nilai lalai. Gantikan bajet alat ganti dengan bajet perkhidmatan: amaun sahaja tidak sepatutnya menyembunyikan ketidakpadanan skop.

Uji juga harga seunit yang tidak diberikan, caj pengangkutan dalam mata wang lain dan sebut harga yang merangkumi pembekalan tetapi mengecualikan pemasangan. Kekalkan mata wang bercampur dalam medan amaun berasingan sehingga asas penukaran yang dibenarkan dibekalkan. Medan caj kosong berbeza daripada nilai sifar yang disahkan; kekalkan perbezaan itu dalam dokumen.

Set dokumen lulus semakan kandungannya apabila pembeli boleh membina semula asas kuantiti, membezakan skop yang diliputi dan tidak diliputi, serta mencari bukti bajet tanpa berdepan jumlah yang tidak dijelaskan. Penggabungan yang selesai secara teknikal masih memerlukan semakan pembelian itu sebelum penyerahan.

Apakah yang berlaku semasa penyerahan kepada proses pesanan yang dibenarkan?

Serahkan set dokumen permintaan kepada proses pembelian anda untuk keputusan dan pesanan, dengan menggunakan keperluan kawalan kelulusan sebelum menganggapnya sebagai kebenaran untuk membuat komitmen dana.

Kekalkan perbandingan sebut harga dalam panduan bukti perolehan. Selepas pesanan wujud, automasi akaun belum bayar menangani pemadanan invois dan penerimaan. Rekod kemudian itu tidak dapat membekalkan bukti kelulusan yang tiada sebelum komitmen.