学校 チャットボット：入学問い合わせへの回答支援
学校 チャットボットは、教育機関が承認した課程情報を使い、AIで入学に関する問い合わせへの回答を準備できます。課程の識別子、入学時期ごとの版、情報源の文章から始め、不確かな質問や個人の出願資格に関する質問を入学担当スタッフに引き継ぎます。
成果物は、AI Flowi Workflowで準備した、入学担当者の確認用資料と回答の草案です。入学の可否判断、学生記録へのアクセス、面談の予約には、教育機関の既存の手順が必要です。
具体例：入力から確認用の成果物まで
構成例です。この一連の手順の実測記録はありません。
入力には、対象の入学期と出願書類を記した承認済みのコース資料を使います。問い合わせは書類と本人の出願資格を同時に尋ねます。該当箇所を検索し、入学期を保持して回答案を作り、職員の確認画面に表示します。期待する文面は「この入学期の必要書類はこちらです。個別の出願資格は入学担当者が確認します」です。引き継ぎ資料には質問、資料の版、未解決の資格確認を残し、表示だけで送信済みとはしません。
課程の事実と出願者に関する判断を分ける
各課程の公開要件は、対象とする入学時期と一緒に保持します。次回の入学時期についての質問に、古い案内書から取った回答を説明なしに返してはいけません。承認済みの情報源に、課程の参照、情報源の改訂版、適用される入学時期、入学担当の連絡先を記録してください。
公開情報の案内と、個人の出願資格の判定は異なるタスクです。アシスタントは公開された入学要件を探せますが、回答を生成しただけで、個人の書類がその要件を満たすと確認することはできません。入学結果を推測するのではなく、不足している根拠を軸に引き継ぎを組み立てます。
関連情報：学習指導案のAI作成：教師が用意した目標と資料から草案を作る。
| 資料のフィールド | 情報の取得元 | スタッフの確認事項 |
|---|---|---|
| programme_reference | 問い合わせ者が選んだ課程を、承認済みの情報源と照合します。 | 似た名前の課程を区別します。 |
| intake_requested | 記載がある場合は、問い合わせ文から取得します。 | 入学時期が記載されていなければ確認します。 |
| source_revision | 課程文書のメタデータ。 | 回答前に適用可能かを確認します。 |
| published_answer / evidence | 関連する情報源の文章のみ。 | 引用と適用範囲を検証します。 |
| unresolved_question | 不足している情報、または個別の確認が必要な依頼。 | 次に手動で行う問い合わせ対応を割り当てます。 |
アクセスと承認済み資料を準備する
ワークフローの作業環境に、架空の課程への問い合わせ、教育機関が承認した案内書、入学担当の確認者を用意します。ご自身のプロバイダーのアカウントと、選択したサービスで必要なAPIキーなどの認証情報を用意してください。入学問い合わせの試行には、学生の個人ファイルを含めません。
情報源の取り込み手順を使い、課程の各文章に入学時期と改訂版が保持されているか確認します。任意のスタッフ向け資料を作る場合は、出力先文書を編集する権限が必要です。Googleの認可ガイドを使ってください。
確認を伴う入学問い合わせの構成を作る
構成例であり、テストの実行記録ではありません
情報源に記載された仕様は、情報取得、テキスト生成、構造化抽出、表示、プレースホルダーの置換を支えますが、教育機関のシステムとの接続をテスト済みであることは示しません。
- Chat Input：課程と入学時期についての問い合わせを入力する手順に従います。
- Knowledge Base：承認済みの課程と入学時期の情報源を取得する設定を使います。
- Parser：課程の文章を扱うParserの手順に従います。
- OpenAIとLanguage Model：OpenAIにはプロバイダー設定のリファレンスを使い、その
model_outputをLanguage Model.modelに渡します。取得した課程の根拠をParser.parsed_textからLanguage Model.input_valueへ渡します。この手動の試行では、下記の架空の問い合わせと、範囲を限定した指示をそのままsystem_messageに記述します。問い合わせは明示的に入力します。取得した文章だけでは、生成モデルは何を質問されたか分かりません。 - Structured Output：Language Model.
text_outputをinput_valueに、設定済みのLanguageModelポートをmodelに接続します。schema_name=admissions_enquiry_briefとし、テーブルエディターでoutput_schemaを設定します。system_promptには、上記の確認用フィールドを求める指示を記述します。未解決の項目を受け入れ済みの回答に変えず、そのまま保持してください。 - Chat Output：入学担当者の確認用チャット表示手順を使います。
この手動の演習では、Chat Inputから送信する質問を、system_messageにコピーする問い合わせと一致させる必要があります。次の指示文をそのまま使ってください。
Synthetic enquiry: What published entry requirements apply to Programme A for the next intake, and does my qualification satisfy them?
Use only the programme evidence supplied in input_value.
Identify the intake and document revision supporting each requirement.
If the next intake is not identified or supported, ask admissions staff to clarify it.
Quote published requirements without deciding personal eligibility.
Keep missing information and conflicting revisions visible for staff review.Programme Aは架空のラベルであり、教育機関や課程についての主張ではありません。別の質問を試すときは、問い合わせの両方のコピーを同時に変更し、対応する根拠を再取得します。問い合わせの動的な挿入は、この手動の提案の範囲外です。
再利用できる入学問い合わせの指示については、Prompt Templateの設定と書式上の制約を参照してください。
任意のスタッフ向け文書を準備する
スタッフが用意した問い合わせ文書に、Template Mergeの設定を適用します。
受け入れ済みの課程参照、希望する入学時期、情報源の改訂版、未回答の質問を、資料の対応する節に割り当てます。公開された入学要件が取得できても、出願者の資格に関する質問は未解決の節に残してください。入学担当スタッフには、引用した要件と本人の資格を確認するために不足している根拠情報を両方渡し、まだ確認が必要な内容が分かる資料にします。
文書の対象読者によっても内容は変わります。スタッフ専用の資料には内部の確認メモを残せますが、公開用の返信案には、教育機関が承認した課程の事実だけを含める必要があります。スタッフは、問い合わせの確認以外で文章を使う前に、その区別を確認します。
適切な範囲で入学時期の質問に答える
架空の問い合わせが課程を指定しつつ、公開された入学時期の名称を特定せずに、次回の入学について尋ねているとします。検索では、古い案内書一つと現在の課程概要一つが返されます。草案は課程を特定できますが、古い案内書の要件と概要を混ぜ、それを次回の入学方針として提示してはいけません。
課程の参照、入学時期のラベル、情報源の改訂版、要件を記した文章、例外を、一つの根拠グループとして保持します。情報源に入学時期の記載がない場合は、その欠落を入学担当スタッフに見える形で残してください。希望する入学時期は問い合わせから、適用される入学時期は情報源から取得します。要件を関連するものとして提示する前に、両者が一致する必要があります。
スタッフ向け資料では、課程の参照を課程フィールドに、問い合わせ者の表現を希望入学時期フィールドに、文書の改訂版を情報源フィールドに割り当てます。出願資格の判断は含めません。スタッフは、生成された回答を入学の判定と取り違えずに、教育機関の既存の手順で入学時期を確認し、裏付け書類を求めることができます。
回答を変えるケースを確認する
- 二つの入学時期の案内書がある課程について尋ねます。草案は、選んだ改訂版を明記するか、確認を求める必要があります。
- 希望する入学時期を省きます。モデルが選んだ既定値を使わず、未解決のままになるか確認してください。
- 個人の資格が入学要件を満たすか尋ねます。入学の判断をせず、スタッフによる確認のための質問を返すことを期待します。
- 情報源にない課程の質問を渡します。方針を作り上げず、回答がないことを示す注記が出るか確認してください。
- プレースホルダーが欠けた文書のコピーでマージを試します。表示された結果を検証し、不完全な資料はスタッフの確認に回します。
教育チャットボットの範囲が適さない場合はいつですか？
この問い合わせの草案を、学生の出願資格の評価や、入学担当スタッフの代わりに使ってはいけません。この構成には、学生システムのコネクター、時間割の操作、検証済みの予約手順はありません。型が正しく合った経路でも、プロバイダーが利用できない、情報源の内容が読めない、文書の権限が適切でないといった原因で失敗する場合があります。
安定した課程ページがあれば、単純な入学要件の質問には生成を使わず回答できます。別途必要なアプリの段階には、訪問者向けチャットボットの公開ガイドを使ってください。フォーム送信から文書を作成するレシピは、Windowsの改行をLFに変換した後に42/42件の合格を記録しています。これらの確認はフォーム入力と文書の読み戻しを対象とし、入学情報の取得とTemplate Mergeは含みません。
関連情報：チャットボットのシナリオ設計：確認と回答不能時の対応、人への安全な引き継ぎ。
使用量と関連ガイド
参考にはカタログとレシピ一覧を使ってください。商品比較と応募対応の管理では、異なる情報源と確認の仕様を示しています。
執筆：Ai Flowi · Ai Flowiによる入学問い合わせガイド · 公開日
設定の参照先：ナレッジベースと文書検索 · チャット出力：Chat Outputコンポーネント（AI Flowi Workflow）